Uporządkowany przepływ prac i skrócenie czasu rozliczeń

Zanim pracownia wdrożyła rozwiązanie chmurowe, zarządzanie rosnącą liczbą zleceń opierało się wyłącznie na metodach tradycyjnych: papierowych zeszytach, tablicach oraz jednym arkuszu Excel. Wraz ze wzrostem obłożenia, ten model stał się niezwykle uciążliwy.

Brak transparentnego kalendarza i jasnych informacji o statusie prac generował napięcia w zespole. Kiedy działy początkowe łapały opóźnienia, presja przenosiła się na kolejne działy (np. dział ceramiki), wywołując niepotrzebny stres. Co więcej, koniec każdego miesiąca wiązał się z prawdziwym administracyjnym „pożarem”. Ręczne weryfikowanie zrealizowanych etapów prac, wyliczanie wynagrodzeń i faktur dla gabinetów zajmowało właścicielowi nawet 5 pełnych dni roboczych. Dalsze pozostanie przy tych metodach zahamowałoby rozwój firmy, ponieważ ręczne zarządzanie tak dużą skalą stało się fizycznie niemożliwe.

Pracownia próbowała wcześniej wdrożyć inne systemy dostępne na rynku. Okazywały się one jednak niedostosowane do specyfiki branży - gubiły ciągłość numeracji prac, oferowały nieintuicyjne moduły rozliczeń, a przejście na nie wymagało nadmiernego dublowania pracy.

Wybór padł na DWiseLab, ponieważ twórcy zaprosili pracownię do udziału w fazie testowej, co gwarantowało, że oprogramowanie odpowie na prawdziwe potrzeby techników. Zdecydowała przede wszystkim przejrzystość podziału na etapy oraz wbudowany mechanizm płynnego rozliczania pracowników.

Dużym atutem okazał się również podział pracy na poszczególne działy i etapy realizacji zleceń. Dzięki temu cały proces był bardziej transparentny, a każdy członek zespołu dokładnie wiedział, za który etap odpowiada i na jakim etapie znajduje się dana praca.

Istotne znaczenie miała także możliwość tworzenia i zarządzania cennikami, automatyzacja rozliczeń oraz funkcje związane z generowaniem faktur i różnego rodzaju zestawień. W porównaniu z arkuszami kalkulacyjnymi, które wymagały wielu ręcznych działań i ciągłej kontroli, DWiseLab oferował spójne środowisko integrujące wszystkie najważniejsze obszary funkcjonowania pracowni.

Proces wdrożenia przebiegał stopniowo i bezpiecznie, bez natychmiastowego odcięcia starego sposobu pracy. Przez pierwszy miesiąc pracownia działała równolegle na dotychczasowym Excelu oraz w DWiseLab, aby spokojnie sprawdzić, czy system dobrze obsługuje realne procesy.

W testowanie zaangażowano 4 osoby: właścicielkę oraz po jednej osobie z każdego działu. Dzięki temu każdy mógł zweryfikować system z własnej perspektywy - od wpisywania zleceń, przez etapy produkcji, po rozliczenia.

Po pierwszym miesiącu okazało się, że system działa stabilnie, skraca czas wykonywania codziennych czynności i porządkuje organizację pracy. Wtedy zapadła decyzja, aby od kolejnego miesiąca cała pracownia przeszła na DWiseLab.

Zespół początkowo miał obawy, bo część pracowników znała trudne wdrożenia systemów z innych pracowni. Ostatecznie zmiana okazała się prostsza niż zakładano, a system szybko stał się naturalnym elementem codziennej pracy.