Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia przez Tenzor Sp. z o.o. — operatora platformy DWiseLab — usług w modelu Software-as-a-Service (SaaS), dedykowanych do kompleksowego zarządzania pracowniami protetycznymi.
2. Usługodawcą jest Tenzor Sp. z o.o. z siedzibą w Rokietnicy (62-090), przy ul. Azaliowej 16/2, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001252380, NIP 7812113844, REGON 545181471, adres e-mail: kontakt@dwiselab.com.
3. Regulamin został sporządzony zgodnie z art. 8 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344) oraz uwzględnia przepisy RODO.
4. Akceptacja Regulaminu jest warunkiem zawarcia Umowy i korzystania z Platformy. Złożenie Zamówienia lub rozpoczęcie korzystania z Systemu oznacza pełną akceptację jego postanowień.

§ 2 Definicje

Na potrzeby Regulaminu wprowadza się następujące definicje:

1. Usługodawca / Administrator – Tenzor Sp. z o.o., wskazana w § 1 ust. 2.
2. DWiseLab – marka i nazwa platformy chmurowej obsługiwanej przez Usługodawcę.
3. Portal – serwis internetowy pod domeną www.dwiselab.com umożliwiający dostęp do Systemu.
4. System – oprogramowanie SaaS DWiseLab zarządzające zleceniami i procesami w pracowni protetycznej.
5. Klient – podmiot prowadzący działalność gospodarczą, zawierający Umowę i posiadający Konto.
6. Użytkownik – osoba uprawniona przez Klienta do korzystania z Systemu w ramach Konta.
7. Konto – indywidualny zbiór zasobów i uprawnień w Systemie przypisany Klientowi.
8. Abonament / Opłata licencyjna – cykliczna opłata za korzystanie z Systemu w wybranym Pakiecie.
9. Pakiet – zakres funkcjonalny i limitowy Systemu wybrany przez Klienta w Cenniku.
10. Cennik – aktualna tabela opłat publikowana na Portalu.
11. Okres rozliczeniowy – okres, za który pobierana jest Opłata licencyjna (miesiąc lub rok).
12. Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawarta pomiędzy Usługodawcą a Klientem na zasadach Regulaminu.
13. Wersja Testowa – bezpłatny 30-dniowy dostęp do Systemu w celu oceny jego funkcjonalności.

§ 3 Wymagania techniczne i organizacyjne

1. Do prawidłowego korzystania z Systemu Klient powinien dysponować:
   1. urządzeniem z aktualną wersją przeglądarki (Chrome, Edge, Firefox, Safari) z włączonym JavaScript i cookies;
   2. połączeniem z Internetem o przepustowości zapewniającej transmisję danych;
   3. ekranem o minimalnej rozdzielczości 1920×1080 px.
2. Niespełnienie wymagań może skutkować brakiem lub niewłaściwym działaniem Systemu, za co Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności.

§ 4 Zawarcie Umowy i rejestracja Konta

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą zakończenia procedury rejestracyjnej i akceptacji Regulaminu w Portalu.
2. Klient zobowiązany jest podać prawdziwe dane identyfikacyjne.
3. Hasło Użytkownika musi spełniać następujące wymagania minimalne: długość co najmniej 10 znaków, co najmniej jedna wielka litera, co najmniej jedna mała litera oraz co najmniej jedna cyfra. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania hasła w poufności i nieudostępniania go osobom trzecim.
4. Z momentem rejestracji tworzone jest Konto, a Klient otrzymuje dostęp do Wersji Testowej. Po jej wygaśnięciu brak wpłaty Abonamentu powoduje zablokowanie Konta.

§ 5 Zakres Usług

System umożliwia m.in.:

1. ewidencję zleceń protetycznych i statusów prac;
2. harmonogramowanie i logistykę dostaw prac;
3. obsługę rozliczeń i faktur.

Szczegółowe funkcje poszczególnych Pakietów opisuje Portal i Cennik.

§ 6 Pakiety, Opłaty i Płatności

1. Wysokość Opłaty licencyjnej określa Cennik i podawana jest w kwotach netto powiększonych o VAT zgodnie z prawem.
2. Opłata jest wymagana z góry za Okres rozliczeniowy przelewem bankowym.
3. Abonament nie odnawia się automatycznie. Kontynuacja korzystania z Systemu po zakończeniu bieżącego Okresu rozliczeniowego wymaga aktywnego opłacenia kolejnej Opłaty licencyjnej przez Klienta.
4. Klient może wykupić Abonament w Okresie rozliczeniowym miesięcznym lub rocznym. Dla wariantu rocznego Usługodawca może zaoferować rabat na warunkach określonych w Cenniku lub indywidualnej ofercie.
5. Opóźnienie w płatności przekraczające 14 dni uprawnia Usługodawcę do zablokowania dostępu do Systemu do czasu uregulowania należności.
6. Klient może rozszerzyć Pakiet w dowolnym momencie; zmiana obowiązuje od następnego Okresu rozliczeniowego lub natychmiastowo po uprzednim kontakcie z Usługodawcą.

§ 7 Wersja Testowa

1. Klient otrzymuje jednorazową, bezpłatną Wersję Testową na 30 dni. Po upływie tego okresu dalsze korzystanie z Systemu wymaga opłacenia wybranego Pakietu.
2. Brak opłaty Abonamentu po wygaśnięciu Wersji Testowej skutkuje zablokowaniem Konta.
3. Dane wprowadzone przez Klienta w Wersji Testowej są przechowywane na zasadach określonych w § 8 ust. 4 (retencja jak dla opłaconego Konta) lub — na żądanie Klienta — usuwane wcześniej.

§ 8 Rozwiązanie Umowy i eksport danych

1. Wypowiedzenie przez Klienta. Klient może wypowiedzieć Umowę w dowolnym momencie ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego, przesyłając oświadczenie na adres e-mail: kontakt@dwiselab.com. Opłata licencyjna za bieżący Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi.
2. Wypowiedzenie przez Usługodawcę. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu przez Klienta lub zwłoki w płatnościach przekraczającej 30 dni.
3. Eksport danych. W trakcie trwania Umowy oraz po jej rozwiązaniu Klient może w każdej chwili wystąpić o eksport swoich danych z Systemu, kontaktując się z Usługodawcą pod adresem kontakt@dwiselab.com.
4. Retencja danych po rozwiązaniu Umowy. Dane Klienta są przechowywane przez okres obowiązywania Umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych (do 6 lat), z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych. Na żądanie Klienta możliwe jest wcześniejsze usunięcie danych w zakresie, w jakim nie koliduje to z obowiązkami prawnymi Usługodawcy.
5. Konto bezczynne. W przypadku braku aktywności na Koncie Klienta przez okres 24 kolejnych miesięcy Usługodawca zastrzega sobie prawo do usunięcia Konta i powiązanych danych, uprzednio informując Klienta drogą e-mailową z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Brak reakcji Klienta na powiadomienie uprawnia Usługodawcę do trwałego usunięcia Konta.

§ 9 Prawa i obowiązki Użytkownika

1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Systemu zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami oraz nie wprowadzać treści bezprawnych.
2. Zabronione jest udostępnianie dostępu osobom trzecim, sublicencjonowanie, dekompilacja lub ingerencja w kod źródłowy Systemu.

§ 10 Prawa i obowiązki Usługodawcy

1. Usługodawca zapewnia dostępność Systemu z należytą starannością, zastrzegając przerwy techniczne na konserwację lub aktualizacje.
2. System jest hostowany w środowisku Microsoft Azure zapewniającym wysoką dostępność infrastruktury.
3. Usługodawca ma prawo zablokować Konto w przypadku naruszenia Regulaminu lub zwłoki w płatnościach.

§ 11 Reklamacje

1. Klient może zgłosić reklamację drogą e-mailową na adres: kontakt@dwiselab.com w terminie 14 dni od wystąpienia zdarzenia.
2. Zgłoszenie powinno zawierać opis nieprawidłowości, datę oraz żądanie Klienta.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 30 dni i informuje Klienta o sposobie jej rozstrzygnięcia.

§ 12 Ochrona danych osobowych i powierzenie przetwarzania

1. Administratorem danych osobowych Klienta i Użytkowników jest Usługodawca. Dane te są przetwarzane zgodnie z RODO i Polityką Prywatności publikowaną na Portalu.
2. W zakresie danych osobowych wprowadzanych przez Klienta do Systemu (w tym danych pacjentów, kontrahentów i pracowników Klienta) Klient występuje jako administrator danych, a Usługodawca — jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za legalność podstawy prawnej przetwarzania tych danych.
3. Przez akceptację Regulaminu Klient powierza Usługodawcy przetwarzanie danych na następujących warunkach:
   1. Przedmiot i czas. Przetwarzanie obejmuje dane wprowadzone przez Klienta do Systemu i trwa przez czas obowiązywania Umowy oraz w zakresie niezbędnym po jej rozwiązaniu (§ 8 ust. 4).
   2. Cel i charakter. Wyłącznie świadczenie Usługi zgodnie z Umową i Regulaminem.
   3. Rodzaj danych i kategorie osób. Dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz dane dotyczące zdrowia w rozumieniu art. 9 RODO — pacjentów Klienta oraz dane kontrahentów i pracowników Klienta.
   4. Polecenia Klienta. Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, którym jest niniejszy Regulamin oraz konfiguracja Konta.
   5. Poufność. Usługodawca zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych są zobowiązane do zachowania tajemnicy.
   6. Bezpieczeństwo (art. 32 RODO). Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności: szyfrowanie transmisji (TLS), szyfrowanie baz danych „at rest" (Transparent Data Encryption), hosting w Microsoft Azure, politykę minimalnych uprawnień oraz kontrolę dostępu opartą na rolach.
   7. Podprocesorzy. Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie z podprocesorów niezbędnych do świadczenia Usługi (m.in. dostawca infrastruktury chmurowej, dostawca e-mail transakcyjnego, dostawca usług fakturowania). O planowanej zmianie podprocesorów Usługodawca poinformuje Klienta z odpowiednim wyprzedzeniem, dając możliwość wyrażenia sprzeciwu.
   8. Pomoc w obowiązkach. Usługodawca pomaga Klientowi — w miarę możliwości i przez odpowiednie środki techniczne — w wywiązywaniu się z obowiązków wynikających z art. 15–22 oraz 32–36 RODO.
   9. Naruszenia ochrony danych. Usługodawca poinformuje Klienta o stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, wskazując zakres, kategorie danych i osób, potencjalne konsekwencje oraz podjęte lub proponowane środki zaradcze.
   10. Zwrot i usunięcie danych. Po zakończeniu Umowy Usługodawca — na wybór Klienta — zwróci dane w formacie umożliwiającym ich odczyt lub trwale je usunie, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z przepisów prawa (§ 8 ust. 4).
   11. Audyt. Usługodawca udostępni Klientowi na żądanie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z art. 28 RODO.
4. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka Prywatności publikowana na Portalu.

§ 13 Odpowiedzialność i siła wyższa

1. System jest udostępniany w stanie „tak jak jest" (AS IS) i „tak jak jest dostępny" (AS AVAILABLE), bez gwarancji nieprzerwanej dostępności, bezbłędności ani przydatności do konkretnego celu Klienta.
2. Odpowiedzialność Usługodawcy za szkodę powstałą z niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy ogranicza się do wartości 100 % opłat zapłaconych przez Klienta w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody pośrednie, utracone korzyści, utracone przychody Klienta oraz koszty odtworzenia danych — chyba że szkoda została wyrządzona umyślnie.
4. Kopie zapasowe. System jest hostowany w Microsoft Azure, który wykonuje automatyczne kopie zapasowe środowiska w celu zapewnienia ciągłości działania. Kopie te służą wyłącznie odtworzeniu infrastruktury Usługodawcy i nie stanowią gwarantowanej usługi archiwizacji danych na rzecz Klienta. Klient może w każdej chwili wyeksportować swoje dane zgodnie z § 8 ust. 3 lub tworzyć własne kopie eksportowanych danych.
5. Strony nie odpowiadają za niewykonanie zobowiązań spowodowane siłą wyższą, w tym awariami globalnych sieci telekomunikacyjnych, klęskami żywiołowymi lub cyberatakami o charakterze masowym.

§ 14 Licencja i własność intelektualna

1. Klient otrzymuje niewyłączną, czasową licencję na korzystanie z Systemu w ramach wybranego Pakietu, bez prawa do sublicencji.
2. Wszelkie treści Systemu i Portalu są chronione prawem autorskim; ich kopiowanie, modyfikowanie lub rozpowszechnianie bez zgody Usługodawcy jest zabronione.

§ 15 Cesja praw

Przeniesienie praw i obowiązków z Umowy przez Klienta na osobę trzecią wymaga pisemnej zgody Usługodawcy.

§ 16 Zmiana Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin, publikując nową wersję na Portalu i informując Klientów co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.
2. Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmian w życie.

§ 17 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego.
2. Spory wynikłe z Umowy rozstrzyga sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
3. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc.
4. Regulamin wchodzi w życie w dniu wskazanym na wstępie.

W razie pytań dotyczących Regulaminu prosimy o kontakt: kontakt@dwiselab.com.