Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia przez Tenzor Sp. z o.o. - operatora platformy DWiseLab - usług w modelu Software-as-a-Service (SaaS), dedykowanych do kompleksowego zarządzania pracowniami protetycznymi.
2. Usługodawcą jest Tenzor Sp. z o.o. z siedzibą w Rokietnicy (62-090), przy ul. Azaliowej 16/2, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001252380, NIP 7812113844, REGON 545181471, adres e-mail: kontakt@dwiselab.com.
3. Regulamin został sporządzony zgodnie z art. 8 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344) oraz uwzględnia przepisy RODO.
4. Akceptacja Regulaminu jest warunkiem korzystania z Systemu. Złożenie Zamówienia oznacza akceptację postanowień Regulaminu przez Klienta.

§ 2 Definicje

Na potrzeby Regulaminu wprowadza się następujące definicje:

1. Usługodawca / Administrator – Tenzor Sp. z o.o., wskazana w § 1 ust. 2.
2. DWiseLab – marka i nazwa platformy chmurowej obsługiwanej przez Usługodawcę.
3. Portal – serwis internetowy pod domeną www.dwiselab.com o charakterze informacyjno-marketingowym.
4. System – oprogramowanie SaaS DWiseLab zarządzające zleceniami i procesami w pracowni protetycznej, dostępne pod domeną app.dwiselab.com.
5. Klient – podmiot prowadzący działalność gospodarczą, zawierający Umowę i posiadający Konto Klienta.
6. Użytkownik – osoba uprawniona przez Klienta do korzystania z Systemu w ramach Konta Klienta, dla której utworzono Konto Użytkownika.
7. Właściciel Konta – Użytkownik wskazany przez Klienta, posiadający w Systemie najwyższy poziom uprawnień, upoważniony przez Klienta do działania w jego imieniu w zakresie korzystania z Systemu.
8. Konto Klienta (Pracownia) – wyodrębniony w Systemie zbiór danych, zasobów i uprawnień przypisany Klientowi, obejmujący wszystkie Konta Użytkowników utworzone w jego ramach oraz wszystkie dane wprowadzone do Systemu.
9. Konto Użytkownika – indywidualny dostęp Użytkownika do Systemu w ramach Konta Klienta, zabezpieczony loginem i hasłem.
10. Zamówienie – zgłoszenie przez Klienta woli korzystania z Systemu w wybranym Pakiecie, złożone w dowolnej formie, w szczególności pocztą elektroniczną, przez formularz kontaktowy lub telefonicznie.
11. Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawarta pomiędzy Usługodawcą a Klientem na zasadach Regulaminu.
12. Abonament / Opłata licencyjna – cykliczna opłata za korzystanie z Systemu w wybranym Pakiecie.
13. Pakiet – zakres funkcjonalny i limitowy Systemu wybrany przez Klienta w Cenniku.
14. Cennik – aktualna tabela opłat publikowana na Portalu.
15. Okres rozliczeniowy – okres, za który pobierana jest Opłata licencyjna (miesiąc lub rok).
16. Wersja Testowa – bezpłatny dostęp do Systemu udostępniony Klientowi w celu oceny jego funkcjonalności, w zakresie i na czas określony w Zamówieniu.
17. Usunięcie danych – trwałe usunięcie danych z Systemu albo trwałe pozbawienie ich cech umożliwiających identyfikację osoby, której dotyczą.

§ 3 Wymagania techniczne i organizacyjne

1. Do prawidłowego korzystania z Systemu Klient powinien dysponować:
   1. urządzeniem z aktualną wersją przeglądarki (Chrome, Edge, Firefox, Safari) z włączonym JavaScript i cookies;
   2. połączeniem z Internetem o przepustowości zapewniającej transmisję danych;
   3. urządzeniem z ekranem o rozdzielczości umożliwiającej prawidłowe wyświetlanie Systemu; System jest projektowany z myślą o pracy na ekranie komputera.
2. Niespełnienie wymagań może skutkować brakiem lub niewłaściwym działaniem Systemu, za co Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności.

§ 4 Zawarcie Umowy i utworzenie Kont

1. System nie przewiduje samodzielnej rejestracji. Konto Klienta oraz Konta Użytkowników tworzy Usługodawca na podstawie Zamówienia.
2. Umowa zostaje zawarta z chwilą utworzenia przez Usługodawcę Konta Klienta w odpowiedzi na Zamówienie.
3. Klient zobowiązany jest podać prawdziwe dane identyfikacyjne oraz wskazać osoby, dla których mają zostać utworzone Konta Użytkowników, w tym Właściciela Konta.
4. Warunkiem uzyskania dostępu do Systemu jest akceptacja Regulaminu oraz Polityki Prywatności przez Użytkownika przy pierwszym logowaniu. Do czasu akceptacji dostęp do funkcji Systemu pozostaje zablokowany.
5. Hasło Użytkownika musi spełniać wymagania bezpieczeństwa prezentowane w Systemie przy jego ustanawianiu. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania hasła w poufności i nieudostępniania go osobom trzecim.
6. Akceptacja Regulaminu i Polityki Prywatności przez Właściciela Konta stanowi - w imieniu Klienta - potwierdzenie zapoznania się z ich treścią i jej przyjęcia, w tym warunków powierzenia przetwarzania danych osobowych określonych w § 12.
7. Akceptacja Regulaminu i Polityki Prywatności przez Użytkownika niebędącego Właścicielem Konta stanowi zobowiązanie do korzystania z Systemu zgodnie z § 9 oraz potwierdzenie zapoznania się z informacją o przetwarzaniu jego danych osobowych. Nie stanowi oświadczenia woli składanego w imieniu Klienta ani zgody na przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
8. Klient oświadcza, że osoby wskazane przez niego jako Użytkownicy są upoważnione do korzystania z Systemu oraz że wykonał wobec nich obowiązki informacyjne w zakresie, w jakim sam pozostaje administratorem ich danych.
9. Odmowa akceptacji Regulaminu lub Polityki Prywatności przez Użytkownika uniemożliwia korzystanie z Systemu i nie stanowi podstawy do jakichkolwiek roszczeń wobec Usługodawcy.

§ 5 Zakres Usług

System umożliwia m.in.:

1. ewidencję zleceń protetycznych i statusów prac;
2. harmonogramowanie i logistykę dostaw prac;
3. obsługę rozliczeń i faktur.

Szczegółowe funkcje poszczególnych Pakietów opisuje Portal i Cennik.

§ 6 Pakiety, Opłaty i Płatności

1. Wysokość Opłaty licencyjnej określa Cennik i podawana jest w kwotach netto powiększonych o VAT zgodnie z prawem.
2. Opłata jest wymagana z góry za Okres rozliczeniowy przelewem bankowym.
3. Abonament nie odnawia się automatycznie. Kontynuacja korzystania z Systemu po zakończeniu bieżącego Okresu rozliczeniowego wymaga aktywnego opłacenia kolejnej Opłaty licencyjnej przez Klienta.
4. Klient może wykupić Abonament w Okresie rozliczeniowym miesięcznym lub rocznym. Dla wariantu rocznego Usługodawca może zaoferować rabat na warunkach określonych w Cenniku lub indywidualnej ofercie.
5. Opóźnienie w płatności przekraczające 14 dni uprawnia Usługodawcę do zablokowania dostępu do Systemu do czasu uregulowania należności.
6. Klient może rozszerzyć Pakiet w dowolnym momencie; zmiana obowiązuje od następnego Okresu rozliczeniowego lub natychmiastowo po uprzednim kontakcie z Usługodawcą.

§ 7 Wersja Testowa

1. Usługodawca może przyznać Klientowi Wersję Testową. Jej zakres funkcjonalny oraz czas trwania określa Zamówienie.
2. Po upływie okresu Wersji Testowej dalsze korzystanie z Systemu wymaga opłacenia wybranego Pakietu. Brak opłaty Abonamentu skutkuje zablokowaniem Konta Klienta.
3. Dane wprowadzone przez Klienta w Wersji Testowej są przechowywane na zasadach określonych w § 8 ust. 4 (retencja jak dla opłaconego Konta Klienta) lub - na żądanie Klienta - usuwane wcześniej.

§ 8 Rozwiązanie Umowy i eksport danych

1. Wypowiedzenie przez Klienta. Klient może wypowiedzieć Umowę w dowolnym momencie ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego, przesyłając oświadczenie na adres e-mail: kontakt@dwiselab.com. Opłata licencyjna za bieżący Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi.
2. Wypowiedzenie przez Usługodawcę. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu przez Klienta lub zwłoki w płatnościach przekraczającej 30 dni.
3. Eksport danych. W trakcie trwania Umowy oraz po jej rozwiązaniu Klient może w każdej chwili wystąpić o eksport swoich danych z Systemu, kontaktując się z Usługodawcą pod adresem kontakt@dwiselab.com.
4. Retencja danych po rozwiązaniu Umowy. Dane Klienta są przechowywane przez okres obowiązywania Umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych (do 6 lat), z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych. Na żądanie Klienta możliwe jest wcześniejsze Usunięcie danych w zakresie, w jakim nie koliduje to z obowiązkami prawnymi Usługodawcy.
5. Konto bezczynne. W przypadku braku logowania któregokolwiek z Użytkowników do Systemu przez okres 24 kolejnych miesięcy Usługodawca zastrzega sobie prawo do usunięcia Konta Klienta wraz ze wszystkimi Kontami Użytkowników oraz wszystkimi danymi wprowadzonymi do Systemu w jego ramach, w tym danymi pacjentów, kontrahentów i zleceń. Usunięcie poprzedza powiadomienie Klienta pocztą elektroniczną, z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Brak reakcji Klienta w tym terminie uprawnia Usługodawcę do Usunięcia danych. Usunięcie Konta Klienta jest równoznaczne z rozwiązaniem Umowy i nie obejmuje danych, których przechowywanie jest wymagane przepisami prawa (§ 8 ust. 4).

§ 9 Prawa i obowiązki Użytkownika

1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Systemu zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami oraz nie wprowadzać treści bezprawnych.
2. Zabronione jest udostępnianie dostępu osobom trzecim, sublicencjonowanie, dekompilacja lub ingerencja w kod źródłowy Systemu.

§ 10 Prawa i obowiązki Usługodawcy

1. Usługodawca zapewnia dostępność Systemu z należytą starannością, zastrzegając przerwy techniczne na konserwację lub aktualizacje.
2. System jest hostowany w infrastrukturze chmurowej dostawcy wskazanego na Liście podprocesorów, zapewniającej wysoką dostępność.
3. Usługodawca ma prawo zablokować dostęp do Konta Klienta w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu, a w przypadku zwłoki w płatnościach - na zasadach określonych w § 6 ust. 5.

§ 11 Reklamacje

1. Klient może zgłosić reklamację drogą e-mailową na adres: kontakt@dwiselab.com w terminie 14 dni od wystąpienia zdarzenia.
2. Zgłoszenie powinno zawierać opis nieprawidłowości, datę oraz żądanie Klienta.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 30 dni i informuje Klienta o sposobie jej rozstrzygnięcia.

§ 12 Ochrona danych osobowych i powierzenie przetwarzania

1. Usługodawca jest administratorem danych osobowych Klienta oraz Użytkowników w zakresie, w jakim przetwarza je dla własnych celów związanych ze świadczeniem Usługi - w szczególności utworzenia i zabezpieczenia Konta Użytkownika, uwierzytelniania, kontaktu w sprawach Usługi, rozliczeń oraz dochodzenia i obrony roszczeń. Dane te są przetwarzane zgodnie z RODO i Polityką Prywatności publikowaną na Portalu.
2. W zakresie danych osobowych wprowadzanych do Systemu w ramach Konta Klienta - w tym danych pacjentów, kontrahentów oraz pracowników i współpracowników Klienta, także wówczas, gdy osoby te są jednocześnie Użytkownikami - administratorem jest Klient, a Usługodawca występuje jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za legalność podstawy prawnej przetwarzania tych danych.
3. Z chwilą zawarcia Umowy Klient powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych na następujących warunkach:
   1. Przedmiot i czas. Przetwarzanie obejmuje dane wprowadzone przez Klienta do Systemu i trwa przez czas obowiązywania Umowy oraz w zakresie niezbędnym po jej rozwiązaniu (§ 8 ust. 4).
   2. Cel i charakter. Wyłącznie świadczenie Usługi zgodnie z Umową i Regulaminem.
   3. Rodzaj danych i kategorie osób. Dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz dane dotyczące zdrowia w rozumieniu art. 9 RODO - pacjentów Klienta oraz dane kontrahentów i pracowników Klienta.
   4. Polecenia Klienta. Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, którym są postanowienia niniejszego Regulaminu oraz konfiguracja Konta Klienta dokonana przez Klienta lub na jego wniosek. Nie dotyczy to przypadków, w których obowiązek przetwarzania wynika z przepisów prawa - wówczas Usługodawca informuje Klienta o tym obowiązku przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że przepisy tego zabraniają.
   5. Poufność. Usługodawca zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych są zobowiązane do zachowania tajemnicy.
   6. Bezpieczeństwo (art. 32 RODO). Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowanie transmisji, szyfrowanie danych w spoczynku, kontrolę dostępu opartą na rolach oraz politykę minimalnych uprawnień. Aktualnego dostawcę infrastruktury wskazuje Lista podprocesorów.
   7. Podprocesorzy. Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie z podprocesorów niezbędnych do świadczenia Usługi. O planowanej zmianie podprocesorów Usługodawca poinformuje Klienta z odpowiednim wyprzedzeniem, dając możliwość wyrażenia sprzeciwu. Usługodawca zapewnia, że na podprocesora zostaną nałożone obowiązki ochrony danych odpowiadające określonym w niniejszym ustępie, i odpowiada wobec Klienta za działania i zaniechania podprocesora jak za własne, z zastrzeżeniem § 13 ust. 2.
   8. Pomoc w obowiązkach. Usługodawca pomaga Klientowi - w miarę możliwości i przez odpowiednie środki techniczne - w wywiązywaniu się z obowiązków wynikających z art. 15–22 oraz 32–36 RODO.
   9. Naruszenia ochrony danych. Usługodawca poinformuje Klienta o stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, wskazując zakres, kategorie danych i osób, potencjalne konsekwencje oraz podjęte lub proponowane środki zaradcze.
   10. Zwrot i usunięcie danych. Po zakończeniu Umowy Usługodawca - na wybór Klienta - zwróci dane w formacie umożliwiającym ich odczyt albo dokona ich Usunięcia, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z przepisów prawa (§ 8 ust. 4).
   11. Audyt. Usługodawca udostępni Klientowi na żądanie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z art. 28 RODO.
4. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka Prywatności publikowana na Portalu.

§ 13 Odpowiedzialność i siła wyższa

1. System jest udostępniany w stanie „tak jak jest" (AS IS) i „tak jak jest dostępny" (AS AVAILABLE), bez gwarancji nieprzerwanej dostępności, bezbłędności ani przydatności do konkretnego celu Klienta.
2. Odpowiedzialność Usługodawcy za szkody pozostające w jakimkolwiek związku z Umową ogranicza się do kwoty odpowiadającej sumie Opłat licencyjnych netto zapłaconych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie będące źródłem szkody. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody pośrednie, utracone korzyści, utracone przychody Klienta oraz koszty odtworzenia danych - chyba że szkoda została wyrządzona umyślnie.
4. Kopie zapasowe. System jest hostowany w infrastrukturze chmurowej, w której wykonywane są automatyczne kopie zapasowe środowiska w celu zapewnienia ciągłości działania. Kopie te służą wyłącznie odtworzeniu infrastruktury Usługodawcy i nie stanowią gwarantowanej usługi archiwizacji danych na rzecz Klienta. Klient może w każdej chwili wyeksportować swoje dane zgodnie z § 8 ust. 3 lub tworzyć własne kopie eksportowanych danych.
5. Strony nie odpowiadają za niewykonanie zobowiązań spowodowane siłą wyższą, w tym awariami globalnych sieci telekomunikacyjnych, klęskami żywiołowymi lub cyberatakami o charakterze masowym.

§ 14 Licencja i własność intelektualna

1. Klient otrzymuje niewyłączną, czasową licencję na korzystanie z Systemu w ramach wybranego Pakietu, bez prawa do sublicencji.
2. Wszelkie treści Systemu i Portalu są chronione prawem autorskim; ich kopiowanie, modyfikowanie lub rozpowszechnianie bez zgody Usługodawcy jest zabronione.

§ 15 Cesja praw

Przeniesienie praw i obowiązków z Umowy przez Klienta na osobę trzecią wymaga pisemnej zgody Usługodawcy.

§ 16 Zmiana Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin, publikując nową wersję na Portalu i informując Klientów co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.
2. Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmian w życie.

§ 17 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego.
2. Spory wynikłe z Umowy rozstrzyga sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
3. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc.
4. Regulamin wchodzi w życie w dniu wskazanym na wstępie.

W razie pytań dotyczących Regulaminu prosimy o kontakt: kontakt@dwiselab.com.